T.C.

ADALET BAKANLIĞI

Hukuk İşleri Genel Müdürlüğü

Sayı :B.03.0.HİG.0.00.00.03-010.07-5-2007-12439 08/06/2007

Konu :Elektronik Ortamda Tutulan Makbuzlar

................... CUMHURİYET BAŞSAVCILIĞINA

Bakanlığımıza intikal eden bilgilerden; UYAP (Ulusal Yargı Ağı Projesi) uygulaması çerçevesinde bilgisayardan indirilmekte olan “Sayman Mutemedi Alındısı” ile “Cezaevi Yapı Pulu Harcı Alındı Makbuzlarının” ayrıca klasörlerde muhafaza edilip edilmeyeceği hususlarında tereddütte düşüldüğü anlaşılmaktadır.

Bilindiği gibi Adalet Bakanlığı Teftiş Kurulu Yönetmeliğinin 66/7. maddesinde “Harç tahsilâtı ve cezaevi yapı harcı bedellerinin yatırıldığına ilişkin malî birim ve bankaya ait makbuzlarının özel kartonlarda muhafaza edilip edilmediği ve bunların dosyalarına işlenip işlenmediğine bakılır” hükmüne yer verilmiştir.

Bu durumda henüz Ulusal Yargı Ağı kapsamına alınmayan adliyelerde üç nüsha olarak düzenlenecek bu nev’iden belgeden asıl olanın ilgilisine verilmesi, birisinin kurum nüshası olarak dosyasında saklanması, diğerinin ise içerik paranın maliye veznesine intikalinin kontrolü açısından adı geçen kartonda saklanması uygulanmasına devam edilmesi gerektiği açıktır.

Ancak;

Aynı Yönetmeliğin 122.maddesinde;”Ulusal yargı ağı projesinin tam olarak uygulandığı yerlerde, gerek denetime hazırlık ve gerekse denetimin yapılmasında ulusal yargı ağı projesinin sağladığı imkânlardan yararlanılmaya çalışılır” hükmü mevcuttur.

Adalet dairelerinin hâkim ve savcılar tarafından denetimi, mahkemeler ve icra dairelerinde iş tevzii konusunda Genel Müdürlüğümüzün 16/03/2006 gün ve 131 sayılı Genelge’sinde; “UYAP’ın uygulandığı adalet dairelerinde ise bilgisayar ortamında yapılan işlemlerin sayım ve kontrollerinin sistemden alınacak listelere dayanılarak yapılması, denetim ve kontrole ilişkin gerekli açıklamaların bu liste üzerine yazılarak imzalanması” öngörülmüştür.

Yine Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü’nün 21/03/2005 tarih ve 5422 sayılı genel yazısında; “Bilindiği üzere, 20/02/2004 tarih ve 25379 (mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Genel Bütçeye Dâhil Daireler ve Katma Bütçeli İdareler Muhasebe Yönetmeliği’nin 19 uncu maddesinde, il ve ilçelerdeki daire memurları arasından ilgili saymanın görüşü alınarak ita amirlerince seçilip, defterdarlarca Bakanlık adına mutemetlikleri onaylananlar ile mevzuatı gereği sayman mutemedi sayılan kefalete tabi memurların, yapacakları tahsilata ilişkin düzenlenecek alındı, defter ve belgelerin düzenlenme yer ve şekilleri ile tahsilatın saymanlığa yatırılmasında uyulacak esaslar düzenlenmiş ve sayman mutemetlerinin yaptığı tahsilatın saymanlık veznesine veya saymanlığın banka hesabına yatırılması ile ilgili süre ve usuller hakkında ihtiyaca göre farklı düzenlemelerin Bakanlıkça yapılabileceği belirtilmiştir.

Söz konusu maddede yer alan bu hükme istinaden, günümüzde bilgisayar teknolojisinin kullanımının yaygınlaşması ve buna bağlı olarak da bazı kurumlarca sayman mutemedi alındısı ile sayman mutemetleri kasa defterinin bilgisayar ortamında düzenlenmesi yönünde Bakanlığımıza gelen talepler doğrultusunda, aşağıda yer alan hususlara uyulması kaydıyla anılan belgelerin bilgisayar ortamından alınması uygun görülmüştür.

Bu kapsamda;

1-Sayman mutemetlerince bilgisayar ortamında yapılacak tahsilâtta kullanılacak “Sayman Mutemedi Alındısı”nın, disiplinli kâğıt olma niteliği korunarak gerektiğinde red ve iadede kullanılmak üzere, birisi asıl diğeri kurum nüshası olmak üzere iki nüsha şeklinde ilgili dairelerin bilgisayar sistemlerinden (Adalet Bakanlığı’nın UYAP Projesi gibi) yazıcı çıktısı alınarak kullanılması,

2-Alındılara, yıl içinde kullanımına başlanıldığı tarihten ve her mali yılbaşından itibaren “1” den başlamak üzere ve sıra atlanmaksızın yıl sonuna kadar devam eden “özel numara” verilmesi,

3-Alındıların mevzuata uygun olarak eksiksiz düzenlenmesi ve düzenleme tarihinin mutlaka yazılması,

4-Hatalı düzenlenen alındıların imha edilmemesi ve sol alt köşeden sağ üst köşeye doğru çizilecek iki paralel çizgi arasına “İPTAL” yazılmak suretiyle, asıl ve kurum nüshasıyla birlikte muhafaza edilmesi ve bu şekilde iptal edilen alındıların sayman mutemetlerince imzalanması,

5-Günlük döküm alınması ve iptallerin de bu dökümde gösterilmesi,

6-Sayman Mutemetleri Kasa Defteri olarak, sayman mutemedi bazında bilgisayar ortamında günlük yazıcı çıktısı alınan iki nüsha tahsilât listesi kullanılması; listede, tahsilâtın tarihini, sıra numarasını, kimden tahsil edildiğini ve alındı seri ve sıra numaralarının kaydına ilişkin sütunlardan başka, yapılan tahsilâtın çeşidini göstermek üzere bir sütunun bulunmasının, red ve iade hallerinde bu durumun ilgili alındının olduğu satıra şerh düşülmek suretiyle belirtilmesinin sağlanılması,

7-Listenin toplam sütunu karşısına “ ...YTL olarak....tarihinde...nolu vezne alındısı veya....nolu banka dekontu karşılığında teslim edilmiştir.” açıklaması yazılarak sayman ve mutemet tarafından imza edildikten sonra alındı karşılığında kasaya teslim edilerek bu konuda düzenlenecek alındının saymanlık işlem fişine eklenmesi,

8-Genel Bütçeye Dâhil Daireler ve Katma Bütçeli İdareler Muhasebe Yönetmeliğinin

19 uncu maddesi uyarınca, sayman mutemetleri saymanlık veznesine teslim edilmesi gereken tahsilâtın süresi ve limitleri konusunda 3/2 Sıra Nolu Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliğine uyulması,

9-Bilgisayar ortamında saklanan tüm bilgilerin ay sonlarında belli bir formatta çıktılarının alınarak saklanması ve istenildiğinde ibraz edilmesi,

10-Bilgisayar ortamında tutulan kayıtlara teftiş amacı ile erişilmek istenildiğinde, ilk numaradan başlayarak bilgisayar ekranında izlenebilmesi,istenilen herhangi bir alındı numarası sorulduğunda yalnız o alındının görüntüsünün alınabilmesi ve bu görüntünün yazıcıdan dökümünün verilebilmesinin sağlanması,

11-Bilgilerin bilgisayar ortamında saklanması ve bu bilgilerin değiştirilmesi veya silinmesi amacıyla yapılacak fiziki, manyetik veya elektronik müdahalelere karşı gerekli önlemlerin alınması,

12-Bilgilerin harici bir enerjiye gerek duyulmadan muhafaza edilmesi,

Gerekmektedir.”

Denildiğinden,

Öte yandan,

Anılan evrakın bir sureti sayısal ortamda muhafaza edildiğinden ve bu nedenle suretinin temininin her zaman mümkün olduğu,

Göz önünde bulundurulduğunda:

a. Ulusal Yargı Ağının kullanıldığı adliyelerdeki icra harçları ile cezaevi yapı pulu harçları için tahsil edilen paralara karşılık kesilen makbuzların bir suretinin sayısal ortamda saklanmasının Adalet Bakanlığı Teftiş Kurulu Yönetmeliği’nin 66/7. maddesinin özünde aranan “denetlenebilirlik” koşulunu karşıladığının kabul edilmesi,

b. “Disiplinli kâğıt” olma niteliği bulunduğundan tahsilâtı yapılan günlük harç toplamları ile bu paraların maliye veznesine aktarılmasında usulsüzlük bulunup bulunmadığının denetlenmesi ile yetinilmesi,

c. Gerektiği taktirde sayısal ortamda bulunan makbuz suretlerinin incelenmesi,

d. Bu tip adliyelerde asıl suretin ilgiliye verilmesi ile kurum nüshasının dosyasına konulması uygulamasına devam olunup mevcut 3. suretlerin saklanması sisteminden vazgeçilmesi,

Yerinde olacağından, uygulamanın bu kurallar doğrultusunda yapılması hususunda gereken dikkat ve özenin gösterilmesini, keyfiyetin yargı çevrenizdeki Cumhuriyet Başsavcılıkları ve Mahkemeler ile İcra ve İflas Müdürlüklere duyurulmasını rica ederim.

Osman BÖLÜKBAŞI

Hâkim

Bakan a.

Müsteşar V.